Для полноты и непротиворечивости бухгалтерского учета, необходимо обеспечить полное соответствие документов в БД 1С и их печатных копий, которые являются юридически значимыми. Для этого необходима их сверка между собой, чтобы убедиться в том что они не отличаются друг от друга. Для автоматизации этой операции служит документ «Акт сверки печатных форм». Каждый документ имеет идентификационный штрихкод, в котором также кодируется цифровая подпись документа. Он выводится на печатной форме документа. Если документ в БД меняется, то цифровая подпись тоже меняется.Зактрытие реестра происходит следующим образом:
Собирается пакет документов (печатных копий) за определенный день
формируется документ Акт сверки за этот день, он автоматически заполняется документами, подлежащими сверке.
каждый документ из подготовленного пакета, проверяется на наличие подписей ответственных лиц
при неполном оформлении документ откладывается
если документ полностью оформлен, сканируется штрихкод
если печатная копия идентична документу в БД 1С, то у него проставляется галочка «наличие» и «актуальность». Такой документ откладывается для подшивки в архив
если печатная форма не идентичная, значит документ был изменен после того как был распечатан. Такой документ откладывается
после того как закончатся документы в пакете документ Акт сверки проводится. Он помечается красным цветом, что означает что он оформлен не до конца
необходимо сообщить ответственным лицам о необходимости предоставить актуальные копии документов. Список таких документов каждый может увидеть в рабочем месте «Документы для сдачи в бухгалтерию». Сроки предоставления установлены регламентом.
предоставленные документы подлежат сканированию ШК и документ Акт сверки проводится окончательно.