Любые поручения связанные с поставщиком (встреча, звонок, продление договора и т.д.) выполняются «день в день»
Если по итогам общения с поставщиком какие-то данные не внесены или внесены не полностью/неправильно (в Базу Данных, заказ и т.д.), в этом виноваты мы, а не поставщик. Это наша задача понимать «как надо» и задавать уточняющие вопросы.
При взаимодействии с поставщиком мы защищаем сферу интересов компании. Мы не соглашаемся под нажимом поставщика на невыгодные для компании условия, не позволяем откладывать решение вопросов своей компании на последний момент/в последнюю очередь.
Мы оперативно передаем всю полученную информацию о замечаниях/претензиях поставщиков руководителю и, при необходимости, заинтересованным отделам компании. Мы отвечаем по претензиям поставщиков не позднее 5 рабочих дней после получения. Если вопрос не прояснился, мы, тем не менее, ежедневно информируем уважаемого контрагента о том, как обстоят дела (по перечислению оплаты, оформлению возврата и т.д.).
Мы не реагируем эмоционально на нарушение условий договора со стороны поставщика. Мы не угрожаем/не стыдим поставщика, а лишь дружелюбно выполняем письменные и устные процедуры по составлению претензии, которым обучены. В нестандартной ситуации мы обращаемся за помощью к руководителю.
В случае, если беседа надолго, но непродуктивно затянулась (длится более чем 20 мин.), мы переводим разговор в деятельность: уточняем у поставщика дату/время готовности к отгрузке, записываем точный адрес его склада, уточняем время повторного звонка, предлагаем дату встречи и т.д.