Перед началом работы с заказами поставщику необходимо убедиться в актуальности справочника номенклатуры поставщиков. Просмотреть актуальные документы регистрации прайс-листов можно в журнале импорта.

Прайс-листы приходят в автоматическом режиме на почту price@avtozip.su и загружаются роботом в базу данных. В случае какой-либо ошибки рассылается уведомление о произошедшем (поставщик сместил/заменил колонки в текущем прайс-листе, и т.п.). В этом случае необходимо загрузить прайс-лист в ручном режиме через обработку «Импорт прайса», выявить проблему и исправить.

ВНИМАНИЕ! Есть два поставщика от которых необходимо запрашивать прайс-листы, т.к. изменения в ценах и ассортименте у них происходят крайне редко: КНЯГИНЯ и ВЕСТА.

Данную процедуру необходимо выполнять в понедельник и среду перед формированием заявок. По-возможности, проверять каждый день актуальность прайс-листов.

Уведомление о появлении нового документа «Заказ поставщику» приходит на почтовый адрес zakup@avtozip.su с темой «Новый заказ покупателя».

Перед отправкой заказа поставщику необходимо отредактировать номенклатуру в справочнике следующим образом:

1) Проверить на наличие данной номенклатуры ранее чем обрабатываемая. (Проверка уникальности проходит по двум параметрам: артикул и производитель. Т.к. не у всей номенклатуры поставщика есть эта информация приходится ее до заполнять в ручную). Если данная номенклатура повторяется, то ее необходимо заменить в заказах обработкой «Замена номенклатуры заказов»

2) Заполнить отсутствующую информацию в карточке номенклатуры.

3) Проверить заполненность номенклатуры поставщиков.

Отправка заказов поставщику осуществляется следующим образом:

«Печать» → «Заказ поставщику (по данным поставщика)» → «Отправить по электронной почте»

Если произошла ошибка при заполнении табличной формы, то следовать следующему алгоритму:

Если не заполнено несколько строк (возможно не указаны единицы заказа в номенклатуре поставщику, либо не заполнена сама номенклатура поставщику), то необходимо заполнить в справочнике необходимую информацию. Если информации по номенклатуре нет в справочнике номенклатуры поставщиков, то следовать следующему алгоритму: «Печать» → «+++Заявка поставщику (без цен)» → «Отправить по электронной почте»

При повторной ошибке:

«Печать» → «Заказ поставщику (с учетом корректировок)» → «Отправить по электронной почте»

Исключением является поставщик «Родин Аванта»

«Печать» → «+++Заявка поставщику Аванта» → Сохранить на рабочий стол → Перейти на сайт http://www.avanta74.ru и выполнить вход → загрузить файл заказа по ссылке http://www.avanta74.ru/ru/catalog/import.php → перейти в корзину и оформить заказ.

ВНИМАНИЕ! Есть список поставщиков у которых есть ограничения на отгрузку (минимальное кол-во, сумма заказа и т.п.). Необходимо уточнять информацию у поставщиков и делать до-заявки. Список известных поставщиков:

• БЕРГ
• РОДИН АВАНТА
• ГРИНЛАЙТ (РОССКО)
• АВТОРЕАЛ
• АВТО 63 (ЭКРИС)
• ВИРАЖ

По завершении процедуры в мониторе заказов установить данному заказу статус «Отправлен»

Перед загрузкой накладных необходимо сверить резерв заказанных позиций по «Заказам покупателей». Необходимо запустить «Монитор заказов» и связаться с проверяемым поставщиком. Запрашиваемые идентификаторы можно посмотреть в окне заказанной номенклатуры.

Для создания корректировок необходимо загрузить накладные (реализации) по заказам. Накладные от поставщиков высылаются на почтовый адрес: «Sklad@avtozip.su» в автоматическом режиме. В случае отсутствия нужной накладной необходимо связаться с поставщиком.

ВНИМАНИЕ! Список поставщиков, которые забывают\присылают накладные по запросу:

• Техникс ТД
• Стандарт-ойл
• Росинвест-ойл
• Чигвинцев (MOTUL)
• Магистраль
• Львов (GRASS)
• Лукашов (Спец. литература)

По завершению сверки заказов присвоить оным статус «Подтвержден\Отгружен(Если корректировка была на основе реализации)»

Если при подтверждении заказов заказываемая номенклатура отсутствует у поставщика, то необходимо следовать следующему алгоритму:

• Если номенклатура в наличии, но не попала в отгрузку по каким-либо причинам, подтвердить у ответственного за заказ покупателя перенос сроков поставки, и согласовать с поставщиком.
• Если номенклатура не в наличии у поставщика, найти предложения от другого поставщика и пересоздать заказ поставщику на основе заказа покупателя
• Если данная номенклатура отсутствует у поставщиков, уведомить ответственного за заказ покупателя

Заказы поставщикам закрываются автоматически при оформлении документа Поступление товаров и услуг, с учетом правильно сделанной корректировки. Заказы закрываются в ручном режиме только в случаях:

• Регулярный заказ выполнен частично
• Изменена номенклатура заказа
• Не выполнен по вине поставщика
• Отменен заказчиком
• Перемещение номенклатуры по заказам (По требованию поставщика)
• Перенаправление другому поставщику

При закрытии заказа причину указывать обязательно!