Для полноты и непротиворечивости бухгалтерского учета, необходимо обеспечить полное соответствие документов в БД 1С и их печатных копий, которые являются юридически значимыми. Для этого необходима их сверка между собой, чтобы убедиться в том что они не отличаются друг от друга. Для автоматизации этой операции служит документ «Акт сверки печатных форм». Каждый документ имеет идентификационный штрихкод, в котором также кодируется цифровая подпись документа. Он выводится на печатной форме документа. Если документ в БД меняется, то цифровая подпись тоже меняется.Зактрытие реестра происходит следующим образом:

• Собирается пакет документов (печатных копий) за определенный день
• формируется документ Акт сверки за этот день, он автоматически заполняется документами, подлежащими сверке.
• каждый документ из подготовленного пакета, проверяется на наличие подписей ответственных лиц
• при неполном оформлении документ откладывается
• если документ полностью оформлен, сканируется штрихкод
• если печатная копия идентична документу в БД 1С, то у него проставляется галочка «наличие» и «актуальность». Такой документ откладывается для подшивки в архив
• если печатная форма не идентичная, значит документ был изменен после того как был распечатан. Такой документ откладывается
• после того как закончатся документы в пакете документ Акт сверки проводится. Он помечается красным цветом, что означает что он оформлен не до конца
• необходимо сообщить ответственным лицам о необходимости предоставить актуальные копии документов. Список таких документов каждый может увидеть в рабочем месте «Документы для сдачи в бухгалтерию». Сроки предоставления установлены регламентом.
• предоставленные документы подлежат сканированию ШК и документ Акт сверки проводится окончательно.